Als Ersatz oder Ergänzung zu klassischer analoger oder digitaler ISDN- Telefonie ermöglichen Internet Telefonie Lösungen (VoIP) das Telefonieren über ein Datennetz, das Sprache in Datenpakete verpackt und über das öffentliche Datennetz transportiert.

Hierbei bieten Internet Telefonie Lösungen eine Software- Telefonanlage, welche die darunterliegende preiswerte Standard- Hardware- Technologie kontrolliert und steuert.

Um das wichtigste Kriterium, die Erreichbarkeit zu realisieren und die Risiken einer VoIP- Infrastruktur zu eliminieren, stehen Mechanismen für die Qualitätssicherung der Lastverteilung im Netzwerk zur Verfügung wie auch die Möglickeit, bei einen Ausfall der Internetverbindung die Kommunikation über das normale Telefonnetz aufrechtzuerhalten.

Bereits getätigte Investitionen werden durch die Verbindung von klassischen analogen bzw. ISDN- Telefonanlagen mit dem VoIP- Netz geschützt.

Das VoIP- Netz übernimmt die Vermittlung von firmeninternen Telefongesprächen über das interne Unternehmens- Netzwerk oder - wenn sich ein Mitarbeiter extern aufhält - über das öffentliche Datennetz mit Hilfe von gesicherten Verbindungen.

Eingehende Gespräche werden in einer Verteilerliste gehalten, um den Teilnehmer einem anderen Gesprächspartner zu vermitteln. Eingangs bekommt der Anrufer eine Wartemusik zu hören. Währenddessen klingelt der VoIP- Service im Hintergrund alle im Verteiler registrierten Teilnehmer ab.

Für den Fall, dass niemand den Anruf entgegennimmt, werden die Möglichkeiten eines Anrufbeantworters und dem Übermitteln einer Sprachinformation an den Anrufer ermöglicht.

Der integrierte Anrufbeantworter stellt die Funktionen bereit, bei eingehenden neuen Nachrichten automatisch eine Benachrichtigung per E-Mail oder Voice-Mail an die betreffenden Mitarbeiter zu verschicken. Ebenso ist das Abhören der Anrufbeantworternachrichten von einem herkömmlichen Telefon aus möglich.

Die Mitarbeiter und VoIP- Teilnehmer können variabel autorisiert werden, nur interne Gespräche oder auch externe Gespräche zu tätigen. Wähl- und Kurzwahlregeln zu anderen Teilnehmern inklusive Mobiltelefonen runden die Funktionalität einer VoIP- Infrastruktur ab.